MEKANISME DALAM KOMUNIKASI

KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL

Pengenalan

Komunikasi merupakan satu proses yang membolehkan pihak-pihak yang terlibat saling memahami antara satu sama lain. Sebagai makhluk sosial, manusia perlu berhubung dan berinteraksi dengan orang lain. Suasana yang demikian menjadikan komunikasi penting dalam kehidupan. Dalam konteks organisasi, komunikasi mempunyai peranan yang cukup signifikan dan penting. Malah komunikasi seringkali dianggap sebagai nadi kepada sesebuah organisasi. Oleh kerana itu, komunikasi seharusnya dikendalikan dengan cekap serta dihiasi dengan nilai dan adab yang digariskan dalam Islam.

Definisi komunikasi

Seni berinteraksi antara satu sama lain. Dari sudut bahasa berasal daripada perkataan ‘communicare’ yang bermaksud penyertaan atau ‘turut serta’ atau perkataan ‘communis’ yang bererti milik bersama. (Jaafar Muhammad, 1997)

Komunikasi boleh didefinisikan sebagai gaya, kaedah dan strategi komunikasi yang digunakan oleh pemimpin dalam organisasi. (Mohd Yusof Hussain, 1990)

Unsur-unsur komunikasi

1. Tujuan atau matlamat ditentukan terlebih dahulu
2. Pertukaran maklumat antara penghantar dan penerima
3. Idea atau maklumat yang bergantung kepada tujuan atau konteks

Fungsi komunikasi

1. Memastikan seluruh warga organisasi berkongsi visi dan misi organisasi
2. Menyatukan usaha bagi mencapai matlamat organisasi
3. Memupuk suasana kerja dan budaya yang sihat dalam organisasi
4. Membina kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan bijaksana

Peranan Pemimpin Dalam Komunikasi

1. Pemimpin sebagai Penyebar Maklumat
2. Pemimpin Sebagai Perunding
3. Pemimpin Sebagai Pemantau
4. Pemimpin Sebagai Penghubung (Liaison)
5. Pemimpin Sebagai Agen Perubahan

MEKANISME DALAM KOMUNIKASI

PENGENALAN

Terdapat pelbagai pendekatan yang boleh dimanfaatkan oleh pemimpin dalam menjayakan komunikasi kepimpinan yang baik. Pemimpin boleh menggunakan secara lisan, mahupun bukan lisan samada melalui tingkahlaku dan perbuatan. Pemimpin juga perlu mempunyai kemahiran berkomunikasi dengan baik supaya dapat mewujudkan suasana yang mesra dan melahirkan keinginan untuk saling bekerjasama dalam kalangan anggota organisasi.

1. Komunikasi lisan (verbal)

• Komunikasi lisan (verbal) merupakan teknik asas yang sangat mengesankan dan dapat memberikan impak yang sangat besar kepada pemimpin dan orang yang dipimpin.
• Rasulullah s.a.w telah menyampaikan risalah Allah kepada seluruh alam secara lisan.

Contoh-contoh komunikasi lisan (verbal)

Kemahiran Mendengar

Kemahiran ini sangat penting di tempat kerja kerana telah membuktikan bahawa sebanyak 53 peratus masa komunikasi diperuntukkan untuk mendengar berbanding 17 peratus untuk membaca, 16 peratus untuk bercakap dan 14 peratus untuk menulis.

Seorang pemimpin yang baik ialah seorang ketua yang boleh, mahu dan mempunyai kemahiran mendengar apa-apa sahaja yang ingin diperkatakan oleh kakitangannya. Pendengar yang berkesan pula sentiasa berusaha mencari unsur-unsur yang menarik dalam subjek yang dibicarakan, sentiasa memfokus kepada isi perbicaraan dan idea utama yang ingin disampaikan, berusaha mendengar dengan bersungguh-sungguh dan cuba mendalami erti perkataan yang didengari.

Kebolehan mendengar membolehkan pemimpin mendekati golongan yang dipimpin dengan lebih dekat, seterusnya membolehkan komunikasi dan interaksi di tempat kerja dilakukan dengan lebih baik antara pemimpin dan orang yang dipimpin.

Kemahiran Berbicara dan Berbahasa

Dalam komunikasi seharian di tempat kerja, pemimpin dan orang yang dipimpin perlulah menguasai selok-belok berbicara dengan baik kerana ia dapat menimbulkan kuasa pengaruh dan bahasa yang lebih mudah diterima serta memberi kesan yang mendalam di lubuk jiwa.

Antara contoh kemahiran beebicara dan berbahasa yang boleh diamalkan di tempat kerja ialah :

i. Menggunakan bahasa yang mudah difahami

Perkara ini sangat perlu ditekankan kerana tidak semua anggota organisasi mempunyai tahap ilmu dan kemampuan yang sama. Penggunaan bahasa yang kurang difahami menyukarkan komunikasi dan menghalang penerimaan mesej yang ingin disampaikan.

ii. Isi bicara hendaklah benar

Kebenaran isi perbicaraan amat penting kerana ia merupakan sumber kredibiliti seseorang pemimpin dengan orang yang dipimpin.

iii. Nada suara yang terkawal dan sesuai

Pemimpin dan golongan yang dipimpin perlu mengawal kelembutan bicara dan kelunakan suara agar dapat berkomunikasi dengan berkesan. Hal ini amat jelas kerana nada suara kadangkala boleh menimbulkan tanggapan yang pelbagai kepada pendengar.

iv. Berhujahlah dengan waras

Dalam menguruskan organisasi di tempat kerja, kadangkala pemimpin dan golongan yang dipimpin perlu berdepan dengan situasi yang memerlukannya untuk berhujah atau menerangkan sesuatu hal. Dalam menghadapi situasi tersebut, mereka perlulah berusaha mengelakkan sesuatu isu yang boleh menyebabkan pertelingkahan dan kontroversi kerana tujuan utama berhujah bukanlah untuk mencari kemenangan, tetapi untuk menyerlahkan kebenaran.

v. Meninggalkan celaan dan mengumpat

Bagi seseorang yang ingin mengukuhkan kredibiliti, seharusnya merebut peluang berkomunikasi dengan menitikberatkan keistimewaan dan kekuatan orang lain, bukannya mencari kesalahan dan mendedahkan keaiban sesuatu golongan.

vi. Bercakap dengan lemah lembut dan bersopan

Dalam berbicara dan berbahasa di tempat kerja perlulah berkomunikasi dengan lembut dan bersopan kerana Allah telah menekankan kepada manusia untuk berbicara dengan perkataan yang baik dan membiasakan diri dengan ucapan-ucapan yang baik.

vii. Menyebut perkara yang penting berulang-kali

Tindakan ini diamalkan bagi memastikan para pendengar betul-betul jelas dan dapat memahami apa yang disampaikan dengan baik. Prinsip ini amat bersesuaian dengan apa yang telah diamalkan oleh Rasulullah saw. Apabila baginda memperkatakan sesuatu perkara yang penting dan rumit, baginda akan mengulanginya sebanyak tiga kali. Baginda juga berbuat perkara yang sama dalam sesuatu majlis yang dihadiri oleh ramai orang kerana bimbang suaranya tidak dapat didengari dengan baik.

2. Komunikasi bukan lisan (non-verbal)

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teorinya, komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal adalah dua cabang komunikasi yang berlainan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin-menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari.

Contoh-contoh komunikasi bukan lisan (non-verbal)

Termasuk di bawah komunikasi ini ialah:

1. Contoh teladan yang baik
2. Aspek penampilan diri, personality dan bahasa badan
3. Pendekatan psikologi

1. Contoh teladan yang baik

Asas penting yang boleh dijadikan landasan bagi teladan yang baik ialah akhlak yang baik dantindakan yang selari dengan kata-kata. Konsep akhlak dan kepimpinan dalam Islam merupakan konsep terpenting dalam pembinaan individu dan masyarakat yang sempurna dengan sifat-sifat dan perwatakan manusia yang baik dan unggul. Antara sifat yang menggambarkan teladan yang baik ialah sabar dan pemaaf.

Dalam hal ini keterbukaan sikap pemimpin, sanggup menerima kritikan dan kesediaan mengubah praktik negatif yang diamalkannya dalam organisasi dapat melambangkan teladan yang baik yang boleh dicontohi. Begitu juga dengan golongan yang dipimpin perlu sentiasa bersifat terbuka dan boleh menerima teguran yang boleh memberikan impak positif dalam organisasi. Komunikasi seperti ini amat penting bagi mencipta suasana harmoni di antara pemimpin dan golongan yang dipimpin.

2. Penampilan diri, personaliti dan bahasa badan

Penampilan diri dan personaliti seseorang menggambarkan sikap, perwatakan dan peribadinya yang sebenar. Seperti contohnya pakaian yang dipakai boleh memberikan imej samada pemakainya bersikap teliti, peramah, berfikiran mantap, berdisiplin atau sebaliknya. Selain itu, ia juga dapat dilihat dari aspek perilaku, kesopanan dan kehalusan budi pekerti, penyesuaian diri dengan masa, tempat dan sebagainya.

Bahasa badan turut memainkan perananyang cukup penting dalam komunikasi. Dikatakan terdapat sebanyak 750000 bentuk bahasa badan seperti postur tubuh, penampilan, kontak mata, mimik muka dan padding, iaitu perkataan-perkataan seperti ”ah”, ”uh” dan sebagainya. Bahasa badan ini penting untuk menilai maksud sebenar sesuatu maklumat terutamanya apabila terdapat percanggahan dalam perkara yang diungkapkan seperti lisan

3. Pendekatan Psikologi

Psikologi ialah kajian terhadap jiwa dan roh manusia dan selalunya merujuk kepada kajian tentang tingkah laku. Komunikasi ini amat berkait rapat terutamanya kepada pemimpin. Ia juga amat penting dalam proses komunikasi kepimpinan bagi memahami jiwa sasaran. Antara cara yang boleh dilakukan oleh pemimpin ialah dengan memberikan ucapan penghargaan, pujian dan memahami perasaan orang lain dengan empati.

Saidina Ali bin Abi Talib, khalifah Islam yang keempat pernah menyatakan:

"teruskan usaha memenuhi keperluan mereka dan memuji mereka berkali-kali terhadap perkhidmatan baik yang mereka berikan. Sikap seumpama itu insya-Allah akan mendorong tindakan yang lebih berani. Cubalah memahami perasaan orang lain dan jangan menyalahkan antara satu sama lain dan jangan merungut apabila memberi ganjaran yang sewajarnya”.

Kesimpulan

Komunikasi menurut kaca mata Islam membawakan satu sudut pandangan yang berbeza. Ia bersendikan keimanan dan ketakwaan terhadap Pencipta Yang Maha Agung tanpa mengenepikan kepentingan hak-hak nilai kemanusiaan yang patut dijaga dalam berkomunikasi. Ia merupakan satu manifestasi dalam kehidupan berorganisasi supaya tugas-tugas dapat dijalankan dengan baik dan efisien serta dapat mencari penyelesaian kepada permasalahan yang timbul secara profesional.