Thursday, 8 December 2016

PROSS PENGURUSAN

proses pengurusan

Pengenalan

Kebanyakan sarjana pengurusan bersepakat bahawa elemen pengurusan melibatkan persoalan perancangan, penyusunan (pengorganisasian), pengarahan dan pengawalan. Ianya merupakan rentetan pekerjaan yang perlu dilakukan oleh seseorang pengurus. Ianya juga dikenali sebagai fungsi-fungsi pengurusan atau proses kerja pengurusan.
Islam tidak melarang umatnya menggunakan sebarang teori selagi teori-teori tersebut tidak bertentangan dengan nas-nas yang sahih dan jelas dalam syariat Islam. Malahan terdapat banyak perkara dalam pengurusan konvensiaonal yang bersamaan dengan apa yang telah digariskan dalam pengurusan Islam. Begitu juga dengan perbezaan atau perkara-perkara yang bertentangan dengan syariat Islam dan sukar disatukan antara kedua-dua bentuk pengurusan tersebut.
Bab ini akan membincangkan amalan atau proses kerja pengurusan dalam Islam seperti perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan. Proses-proses tersebut sukar dipisahkan pelaksanaannya kerana pengurus yang merancang kebiasaannya bukan hanya sekadar menyusuli tindakannya dengan menyusun, bahkan tindakan seperti merancang, menyusun dan mengawasi dijalankan secara serentak

proses pengurusan:
Secara umumnya, elemen pengurusan dan pentadbiran melibatkan empat unsur utama iaitu :

  1. PERANCANGAN
  2. PEORGANISASIAN
  3. KEPIMPINAN
  4. PENGAWASAN

A. PERANCANGAN

Pengenalan
Elemen utama dalam pengurusan ialah perancangan. Perancangan merupakan sesuatu yang amat penting terutamanya dalam sesebuah organisasi. Tanpa perancangan yang rapi, sesebuah organisasi tidak akan dapat dilaksanakan dengan jayanya. Menurut Saidina Ali: “kebenaran yang tidak tersusun akan dikalahkan oleh kepalsuan yang tersusun”.
Perancangan yang teliti dan berpandangan jauh akan mempengaruhi keberhasilan dan kejayaan sesebuah organisasi. Perancangan yang teliti juga melambangkan keunggulan sesebuah organisasi terutamanya dalam persediaan menghadapi pelbagai masalah dan cabaran masa depan.

Elemen perancangan biasanya melibatkan perkara-perkara berikut :
  • Pengenalpastian sumber yang ada
  • Penentuan matlamat atau objektif organisasi
  • Penentuan garis panduan untuk mencapai objektif
  • Jangka waktu yang ditentukan untuk mencapai objektif
  • Falsafah dan prinsip organisasi
  • Keseluruhan kegiatan organisasi
B. PENGORGANISASIAN

Pengenalan
Perancangan yang tidak baik tidak akan mendatangkan hasil jika ianya tidak diorganisasikan. Pengorganisasian merupakan kesinambungan daripada perancangan. Ia mempengaruhi keberhasilan perancangan yang dilaksanakan.

Maksud pengorganisasian
Pengorganisasian ataupun juga penyusunan merujuk kepada “proses penentuan tenaga, terutama tenaga manusia supaya ianya diurus dan disusun dengan rapi agar matlamat organisasi tercapai”.

Penyusunan sebagaimana yang dibahaskan oleh sarjana pengurusan biasanya melibatkan perkara-perkara berikut :

  • Menentukan tenaga kerja yang tertentu bagi satu tugas yang tertentu
  • Mengenalpasti tenaga yang terlibat
  • Menentukan kesesuaian bakat, potensi serta kemampuan seseorang pekerja
Kepentingan Penyusunan
Penyusunan merupakan proses yang penting. Di antara kepentingan penyusunan adalah seperti berikut
  1. Tenaga dan sumber organisasi yang terhad dapat dimanfaatkan secara optimum. 
  2. Warga organisasi akan disusun dan diberikan tugas secara tepat dan sesuai dengan Kepakaran,pengalaman,kecenderungan, kemampuan serta potensi
  3. Memanfaatkan bakat dan potensi yang ada untuk keberhasilan matlamat organisasi.
  4. Dapat mengelakkan pembaziran.
  5. Mewujudkan penyelarasan.
  6. Dapat melakukan penambahbaikan.
  7. Memastikan matlamat serta objektif organisasi tercapai.

C. KEPIMPINAN

Pengenalan
Untuk melaksanakan perancangan dan perorganisasian, ianya memerlukan pengarahan. Pengarahan ini berkaitan dengan fungsi kepimpinan dalam organisasi. Salah satu aspek penting disiplin dalam pengarahan ialah kepatuhan terhadap arahan yang diberikan. Ini selaras dengan Firman Allah SWT (an-Nisa: 59) Maksudnya:
Wahai orang-orang yang beriman, taatlah kamu kepada Allah dan taatlah kamu kepada Rasulullah dan kepada “Ulil-Amri” (orang-orang yang berkuasa) dari kalangan kamu, kemudian jika kamu berbantah-bantah (berselisihan) dalam sesuatu perkara, maka hendaklah kamu mengendalikannya kepada (Kitab) Allah (Al-Quran) dan (Sunnah) RasulNya – jika kamu benar beriman kepada Allah dan hari Akhirat. Yang demikian adalah lebih baik (bagi kamu), dan lebih elok pula kesudahannya.
Pengarahan merupakan penggunaan kuasa dan mandat yang ada pada seseorang pemimpin. Ianya perlu digunakan secara berkesan. Kuasa merupakan unsur penting kepada pemimpin. Seperti yang dihuraikan oleh Abdul Aziz Yusof (2000), kuasa memberi keistimewaan kepada pemimpin seperti :

  1. Membolehkan pemimpin mengarahkan pekerjanya untuk melakukan tugas dan perubahan sebagaimana yang dikehendaki
  2. Membolehkan pemimpin membuat keputusan terutamanya dalam menentukan siapakah yang layak untuk melakukan perubahan, apakah yang perlu diubah dan bagaimanakah perubahan perlu dilakukan 
  3. Membolehkan pemimpin mengagihkan tugas dalam melaksanakan perubahan
  4. Kuasa merupakan satu sImbol atau penghormatan.Oleh itu,cadangan perubahan yang dilakukan akan lebih mudah diterima, dihormati dan disokong
  5. Membolehkan pemimpin memberi idea baru dan meyakinkan pihak lain untuk menerima idea yang dikemukakan
  6. Membolehkan pemimpin membuat justifikasi ke atas setiap perubahan yang dicadangkan
  7. Membolehkan pemimpin mempengaruhi individu tertentu atau kumpulan untuk memihak kepadanya apabila mengemukakan cadangan atau ingin melakukan perubahan

D. PENGAWASAN

Pengenalan
Untuk memastikan perancangan, pengorganisasian dan pengarahan dilaksanakan dengan baik, ia memerlukan pengawasan. Azman Che Omar (2003), mentakrifkan pengawasan dalam konteks organisasi sebagai :
satu proses dalam menentukan kerja atau aktiviti yang dilakukan atau terdapat di dalam organisasi supaya berjalan lancar mengikut perancangan yang sedia ada

Jaafar Muhammad (2003:53) mendefinisikan pengawasan sebagai : Satu proses menentukan atau menjamin supaya kegiatan organisasi kearah kepada pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.

Ahmad Ibrahim Abu Sin (2002) menjelaskan bahawa kawalan ini melibatkan seluruh kegiatan organisasi, iaitu yang melibatkan perancangan, pengorganisasian dan juga pengarahan serta proses membuat keputusan. Di antara kepentingan pengawasan menurutnya termasuklah :

1 Memastikan perjalanan organisasi sejajar dengan matlamat yang ditetapkan
2 Mengetahui pelbagai masalah yang mungkin berlaku dalam perlaksanaan kegiatan organisasi
3 Membolehkan pembetulan dapat dilakukan jika berlaku masalah dalam organisasi
4 Menguatkuasakan undang-undang atau peraturan bagi mengemaskinikan perjalanan organisasi
5 Memastikan keutuhan organisasi, kerana proses kawalan melibatkan dalaman dan luaran

Proses kawalan biasanya melibatkan beberapa kegiatan. Jaafar Muhammad (2003) menghuraikan pengawalan tersebut biasanya melibatkan perkara-perkara berikut:

  • Menetapkan piawaian atau ukuran yang hendak dicapai berkaitan dengan matlamat organisasi
  • Mengukur pencapaian yang dicapai berbanding dengan matlamat yang disasarkan
  • Mengenalpasti masalah dan penyelewengan jika ada
  • Mengambil tindakan atau melakukan pembetulan terhadap masalah yang dihadapi
Dalam tradisi Islam, pengawalan ini amat diutamakan. Namun jika diteliti, Islam menekankan kawalan yang melibatkan pengawasan dan pengawalan “dalaman” yang bersifat kemanusiaan. Hal ini penting kerana unsur utama dalam organisasi ialah “manusia”. Pengawasan ini perlu dilakukan dengan melibatkan semua warga organisasi sama ada dari kumpulan pemimpin, mahupun mereka yang dipimpin.
Kawalan pertama dalam tradisi Islam bersifat dalaman yang merujuk kepada kawalan bersifat peribadi. Ia juga berkaitan dengan sifat intergriti yang ada di dalam diri seseorang. Syed Omar Syed Agil (1994), menghuraikan kawalan peribadi ini melibatkan perkara-perkara berikut :
  1. Seseorang pekerja perlu mempunyai sikap amanah dalam setiap pekerjaannnya sama ada yang melibatkan urusan peribadi atau urusan kemasyarakatan.
  2. Mempunyai sikap adil dalam pengendalian urusan orang lain dan tidak menzalimi mereka dengan tidak menyerahkan apa yang menjadi hak mereka
  3. Seseorang itu perlu melaksanakan kerja secara sempurna, walaupun terpaksa mengorbankan kepentingan diri sendiri
Kawalan kepimpinan atau organisasi pula berkait dengan fungsi pemimpin terutama dalam memastikan apa yang dirancang berjalan dengan sebaiknya. Ini termasuklah perkara-perkara berikut :
Melakukan penilaian terhadap pencapaian setiap fungsi yang ditugaskan untuk mengendalikannya
  1. Setiap anggota harus diberikan maklumat yang betul mengenai visi, misi dan peraturan organisasi
  2. Melibatkan seluruh pekerja yang berkaitan dalam menjalankan tugas termasuklah sistem reward and punishment yang adil.
  3. Memastikan tidak ada sebarang bentuk pilih kasih
  4. Meletakkan pekerja itu di tempat yang betul dan adalah tidak adil meletakkan pekerja itu di tempat yang tidak bersesuaian dengannya.
  5. Tidak bertundak secara dictatorship iaitu hendaklah membuat keputusan selepas musyawarah
  6. Pengawasan bertujuan untuk melihat kelemahan sebagai manusia yang mungkin lalai dalam melakukan tugas
  7. Pemimpin perlu mendapatkan maklumat dengan tepat untuk memastikan pekerja menjalnkan tugas dengan penuh tanggungjawab
Kawalan juga merujuk kepada penguasaan seseorang pekerja terhadap tatacara dan kaedah bekerja yang sewajarnya mereka lakukan. Ini termasuklah menguasai dan melibatkan perkara-perkara berikut:
  1.  Membuat laporan tentang perkembangan tugasan dan kenalpasti masalah yang timbul sebagai maklumbalas kepada pihak organisasi
  2. Bertanggungjawab secara langsung kepada ketua kerana tugas itu amanah Allah yang dipersetujui bersama
  3. Mengetahui sistem dan prosedur kerja yang cekap dalam melaksanakan tugas dengan berkesan
  4. Bekerja sebagai satu pasukan dengan rakan sekerja yang lain
  5. Melakukan kerja dengan penuh amanah dan tidak telibat dengan perkara-perkara yang bercanggah dengan etika Islam

No comments:

Post a Comment